Tips mudah membuat presentasi data dengan excel microsoft office

Mempresentasikan data ke dalam bentuk chart terkadang hanya bisa di lakukan oleh beberapa orang saja. Tidak hanya masalah ketidaktahuaan, masalah kesulitan dalam mempelajarinya pun juga menjadi alasan lain. Namun, munkin kesulitan itu akan sedikit terkurangi dengan aplikasi microsoft office yang ikembangkan oleh microsoft. Alasanya tentu dengan kemudahan tata letak anda bisa mempresentasikan data secara kuat dan profesioal. Pada tulisan kali ini, penulis mencoba berbagi cara menggunakan microsoft excel sebagai media penyampaian data milik anda. Untuk melakukan tutorial ini anda harus memiliki beberapa program maupun add-ins yang di butuhkan:

1. Microsoft excel yang sudah terinstall, anda bisa menggunakan 2010 atau 2013. Penulis kali ini menggunakan microsoft office versi 2013.
2. Add-ins pada microsoft excel yang tidak disertakan dan anda harus mendownloadnya terlebihi dahulu. antara lain:

• Power Query, digunakan untuk mengambil data. Anda dapat melakukan download untuk microsoft office di website microsoft, file tersebut dapat anda gunakan baik untuk office 2013 ataupun 2010. Instalasi dapat anda lakukan dengan melakukan klik 2 kali pada file hasil download tersebut, selanjutnya tinggal mengikuti tahap demi tahap dalam aplikasi tersebut. Setelah terinstal anda harus melakukan restart microsoft excel milik anda.

•  Power pivot, digunakan untuk melakukan modelling pada data milik anda. Ketika anda melakukan instalasi Power Query, sebenarnya power pivot telah include didalamnya. Namun, anda harus melakukan sedikit konfigurasi untuk membuatnya bisa digunakan untuk microsoft excel. Untuk mengaktifkanya, buka options. Anda bisa mengakseskanya lewat menu file options, lalu pilih menu  Add-ins.

 

Beberapa add-ins yang terinstal dalam microsoft excel akan di tampilkan di menu ini, akses menu "Manage" pilih COM Add-Ins. Anda tinggal melakukan centang pada microsoft power map, dan tab baru akan muncul ketika anda melakukan restart microsft excel.

•  Power view dan power map, digunakan untuk menampilkan hasil data anda dalam bentuk grafik sekalis persebaranya. Seperti halnya power query, anda harus melakukan instalasi Add-ins pada microsoft excel milik anda. Anda bisa download Add-ins tersebut pada website microsoft. Tahap demi tahap akan mudah anda ikut ketika proses instalasi Add-ins tersebut. Ketika sudah terinstall, pada tab insert anda akan mendapati menu baru yaitu power view dan power map.

 Ketika seluruh Add-ins  kebutuhan telah terinstall, maka selanjutnya adalah melakukan pengumpulan data untuk di tampilkan pada power view.Misalkan saja penulis ingin membandingkan data penjualan smartphone di ASEAN dengan jumlah banyaknya populasi pada negra tersebut.

Anda bisa mengawalinya dengan mengumpulkan data dan mengubah formatnya menjadi tabel. Caranya lakukan seleksi pada data  anda, lalu klik "Format As table" anda bisa memilih warna sesuai keinginan anda pada bagian ini. Akan muncul peringatan ketika aksi tersebut telah anda jalankan, hal ini berhubungan table tersebut apakah andda memiliki header pada tabelnya atau tidak.

 

Sedangkan untuk memperoleh data populasi dari penduduk dunia, penulis menggunakan Add-ins power query. Pilih menu " Online search", ketika population country. Keyword terebut digunakan karena kita membutuhkan data penduduk dunia yang akan dikomparasikan dengan data penjualan smartphone diasia sebelumnya telah penulis miliki.  Beberapa list akan di tampilkan, anda bisa melihatnya dengan memindahkan kursor kebagian list tersebut tanpa melakukan klik (mouse hover)

 Ketika anda telah menemukan data yang cocok anda bisa melakukan klik ataupun melakukan proses editing terlebih dahulu. Misalkan saja disini penulis hanya membutuhkan data yang populasi dan nama negara, maka penulis melakukan proses editing. Seperti hanya ketika melakukan pengubahan pada microsoft excel, anda hanya harus melakukan seleksi kolom dan menghapusnya jika anda tidak membutuhkanya.

Setelah selesai, jangaan lupa mengubah tipe data dari suatu variabel pada tabel yang anda miliki. Tidak semua angka dianggap sebagai tipe data intiger ketika data pertama kali di download. Jika anda membutuhkan angka, anda bisa mengubahnya kedalam bentuk decimal number. Berikut penjelasan singkat dari tipe data pada power Query.

•  Text: data dalam kolom tersebut dianggap sebagai kata, sehingga anda tidak bisa melakukan operasi matematika.

• Decimal number, whole number: data dalam kolom tersebut dianggap sebagai angka.
• logical: data dalam kolom tersebut disebut dianggap sebagai nilai yang benar dan salah.
• Date, date/time, date/time/timezone: Data dalam kolom tersebut dianggap berformat tanggal dengan penulisan yang berbeda. 
• Time, duration: data dalam kolom tersebut dianggap sebagai waktu.
• Binary: data dalam kolom tersebut dihitung sebagai operasi biner, sehingga jika anda melakuakan operasi matematika maka hasilnya berupa biner.

Ketika telah dirasa sudah melakukan editing pilih "close  dan load". Data tersebut akan menjadi sheet baru pada microsoft excel  milik anda. Sebagai tambahan anda pun dapat melakukan import dokumen tanpa harus terkoneksi dengan internet, yaitu dengan menggunakan fitur yang tersedia pada power query.

Selanjutnya adlah menggunakan power pivot untuk melakukan permodelan.Buka kembali dokumen anda sebelumnya , pada tutorial kali ini penulis memberi nama sheet1, pilih menu"POWERPIVOT"-Add to data model " Lakukan hal tersebut juga pada data dari power query pada sheet ke 2. Maka anda akan mendapatkan window power pivot menampilkan data dari kedua sheet milik anda.

Ketika telah selesai, lakukan pengabungan data. Untuk memudahkan penggabungan kedua sheet tersebut pilih menu "diagram view". Lalu tarik garis dari label utama ketabel bantuan. Dalam hal ini table2 merupakan tabel utama dan countriess_list merupakan tabel bantuan. Anda akan mendapati tampilan seperti pada gambar ketika telah selesai. Perlu anda tahu, penampilan data dasarkan pada kolom yang direfrensikan. Sehingga data pada tabel utama dan bersesuaian. Jika tidak, maka anda tidak akan anda melihat data tersebut tampilan pada proses pivot.

Langkah selanjutnya adalah menggabungkan tabel tersebut. Anda bisa mengakses menu "Pivot table". Pop up baru untuk pembuatan sheet baru ketika langkah ini dijalankan. Penulis lebih mengajurkan untuk menggunakan sheet baru sebagai tempat untuk melakukan penyimpanan data hasil. Hal ini dikarenakan penggunaan sheet baru akan lebih mudah untuk dikenali dari pada anda harus mengingat lokasi kolom pada excel.

Ketika ada pada sheet pivot table, anda hanya tinggal melakukan centang ataupun drag and drop dari list kebagian bawah. Seperti bisa anda lihat pada gambar.

Pada gambar tersebut penulis tidak melakukan centang pada negara, karena akan menggulang data yang sebelumnya telah ada yaitu negara. Langkah filterring dilakukan untuk melakukan penghematan tampilan dari data yang dibutuhkan. Misalkan saja disni penulis hanya mengingingkan tampilan untuk negara ASEAN saja maka penulis melakukan filtering pada kolom android. Untuk melakukan filtering anda dapat melakukanya dengan cara melakukan klik pada header kolom paling awal dari sheet milik anda.

Terdapat 2 parameter yang harus anda inputkan secara manual ketika melakukan filtering. Pertama pada kolom parameter dan operator filteringnya. Misalkan saja "Equals",  "greather than"dan lainnya. Penulis kali ini menggunakan "is greather than", untuk menghilangkan negara yang belum terdata. Sehingga hasil lebih spesifik akan didapatkan.

Powe view menjadi Add- ins yang dilakukan berikutnya, pilih menu Insert-powerview.  Ketika pertama kali menggunakan power view anda membutuhkan instalasi microsoft silverlight. Jika anda tidak tahu tempat melakukan downloadnya, secara otomatis link download akan ditampilkan pada excel. Seperti halnya pada pivot, pada bagian ini anda hanya akan melakukan centang untuk melakukan generate chart. Tersedia beberapa model chart bisa anda gunakan, baik berbentuk bar, pie dan lainnya.

Kalaupun anda membutuhkan gunakan pula power map untuk menampilkan grafik sesuai dengan negara. seperti halnya ketika menggunakan power view, pilih menu Insert-map. Untuk mengawali anda diharuskan untuk terhubung pada internet untuk melakukan download preview maps. Selebihnya anda tinggal melakukan centang maka hasilnya pun akan di tampilkan.

Menurut penulis, microsoft office kini makin poverfull dengan tersedianya beberapa Add-ins yang memudahkan user dalam melakukan segala aktifitas. Misalkan saja pada tutorial ini, dimana hal ini sebenarnya merupakan bagian kecil dari fitur pada bagian microsoft office. Beberapa lainnya mungkin akan anda temukan pada tulisan selanjutnya.....

SELAMAT MENCOBA GAYS......